করপোরেট জগতের শিষ্টাচারগুলো অনুসরণ করা বেশ গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু অনেক সময় আমরা নানা ধরনের ভুল করে ফেলি। তাই কর্মক্ষেত্রে ঘটে যাওয়া অনাকাঙ্ক্ষিত ঘটনা এড়াতে কী কী করা যায়, তা নিয়ে ফোর্বসের সঙ্গে কথা বলেছেন ব্যবসায়িক শিষ্টাচার বিশেষজ্ঞ রোজান জে. থমাস। 

সম্ভাষণের গুরুত্ব
বর্তমানে করপোরেট জগৎ উল্লেখযোগ্যভাবে কম আনুষ্ঠানিক হয়ে উঠেছে। চালচলন, নেটওয়ার্কিং, ব্যবসায়িক মূলনীতি ও কার্যক্রম—কোনো কিছুই আর আগের মতো নেই। এখন আনুষ্ঠানিকতার ওপর কম ফোকাস করে সৃজনশীলতার ওপর বেশি গুরুত্ব দেওয়া হয়। তবে এ ক্ষেত্রে দেখা যায় কর্মচারীরা প্রায়শই এমনভাবে ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের কাছে টেক্সট বা ইমেইল পাঠান, যা বেশ বিব্রতকর। কারও সঙ্গে কথা বলার সময় সম্ভাষণ খুব গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু আজকাল মানুষ ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের ডাকনাম ধরেও ডাকেন। এটি খুবই বিব্রতকর। তাছাড়া অনেক সময় আপনার ত্রুটিপূর্ণ লিখিত যোগাযোগ অভিযোগের মতন শোনায়। 

ভুল হওয়া স্বাভাবিক
অফিসে ভুল হওয়া খুব স্বাভাবিক একটি বিষয়। তবে কখনো কখনো ভুল খুব বড় হয়ে গেলে তা নিয়ে বেশ ঝামেলা পোহাতে হয়। এমনকি চাকরি নিয়েও টানাটানি হতে পারে। তাই কাজে ভুল হওয়ার পর কীভাবে সামাল দেবেন, তা জানা জরুরি। কারও সঙ্গে ভুল করে ফেললে তার কাছে ক্ষমা চান। মৌখিক ক্ষমা চাওয়ার চেয়ে লিখিত ক্ষমা চাওয়াই শ্রেয়। সে ক্ষেত্রে ঘুণাক্ষরেও বানান ও ব্যাকরণ ভুল করা যাবে না। যতি চিহ্নের ব্যবহারও ঠিক রাখতে হবে। 

যোগাযোগের ক্ষেত্রে সতর্কতা
মনে করুন অফিসের জন্য আনুষ্ঠানিকভাবে ই-মেইল পাঠাচ্ছেন। অথচ অ্যাপার্টমেন্টে অতিপ্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট ফাইল যোগ না করেই তা পাঠিয়ে দিলেন। অথবা বসকে মেসেজ করার সময় ভুলে ভেংচি কাটার ইমোজি পাঠিয়ে ফেললেন! এর পরের অবস্থা নিশ্চয়ই কল্পনা করতে পারছেন? এগুলো আমাদের প্রায়শই করা ভুলগুলোর মধ্যে পড়ে ৷ আমরা লিখে কথা বলার সময় ভুলে এমন অনেক কিছুই লিখে ফেলি, যা কখনো মুখে বলতাম না। এতে পেশাদারিত্বের প্রতি আপনার অনীহা প্রকাশ পায়। সে ক্ষেত্রে দ্রুত ফোনকলের মাধ্যমে আপনার অসাবধানতার কথা জানানো যেতে পারে। 

ই-মেইলের সতর্কতা
কাগুজে চিঠিপত্রের চল এখন নেই বললেই চলে। এর জায়গা দখল করেছে ফোন, ই-মেইল ও টেক্সট। ইমেইল মূলত ফরমাল যোগাযোগের জন্যই ব্যবহৃত হয়। চেষ্টা করবেন ই-মেইলে কোনো অহেতুক কথা না বলতে ৷ আপনার ই-মেইলটি কী বিষয়ে লেখা তা এক লাইনে সাবজেক্টে উল্লেখ করুন। আপনার যথাযথ শব্দচয়নই প্রাপককে বোঝাবে যে আপনি কোন মেজাজে লিখেছেন। তাই লেখার ক্ষেত্রে সতর্ক থাকুন ৷ 
যেহেতু ই-মেইল অধিকাংশ ক্ষেত্রে ফরমাল কাজে ব্যবহৃত হয়, তাই ফন্ট ও কালার নির্বাচনের ক্ষেত্রে সতর্ক থাকুন। ই-মেইলে ইমোজি ব্যবহার না করাই শ্রেয়। আপনার সঙ্গে সরাসরি কাজ করছেন এমন কারও ই-মেইলের উত্তর দেখার সঙ্গে সঙ্গে দিন। কাজ সম্পর্কিত ই-মেইলের উত্তর অফিস সময়ে দেওয়ার চেষ্টা করুন। বাকিগুলো ২৪ ঘণ্টার মধ্যে উত্তর দিন। 

সূত্র: ফোর্বস
অনুবাদ: মুসাররাত আবির